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1998年9月〜12月
事務担当責任者 深川博志
事務担当が行うべき仕事
- ボックスの整理整頓、掃除
- 郵便物の整理
- 事務用品の補充
- ユニセフ文庫(ユニセフクラブでは、南北問題やNGO等ユニセフクラブにふさわしい本を買っています。その本棚の通称です。)の整理、新規受け入れ作業
下半期で特にやりたいと思っていたこと
- ボックスの掃除
- 情報収集・発信機能の強化〜「南北問題をはじめ、NGOに関する情報が得られる」場所としての3号box(ユニセフクラブが使っているサークルボックスの通称です)を作る
・NGO機関紙のバックナンバーの整理〜どこになにがあるか、誰にでも分かるように
・新着郵便物(機関紙／イベント情報)を、もっと見てもらえるように工夫する
・ユニセフ文庫の拡充
・「切り抜き帳」(新聞・雑誌の面白い記事をみんなに切り抜いてもらってここにいれ、3号boxに来た人に知ってもらうためのものです。今年から始めました。)の存在を知ってもらい、気になった新聞記事などを持ってきてもらう。- 1回生への移行
やれなかったこと
- 新着郵便物の整理については、原田君にお願いしたが、そのケアをほとんど行わなかった。
- 機関紙のバックナンバーの整理(ユニセフクラブではいろいろなNGOのニュースレターを持っているのですが、整理しきれず、有効に利用されていません)
- 切り抜き帳の広報、活用
その他
- 年末になってようやくボックスの掃除を行いました。そのうち第2弾として、NGO機関紙のバックナンバーやユニセフクラブの研究発表・読書会・学習会関係の資料を整理します。それから今一度強調しておきますが、「ボックスはゴミ箱でもなければ、個人のロッカーでもありません」（まあ、問題は上回生だから、ここでこんなことをいっても仕方ないけど）。
- 面白い／気になる新聞記事などがあったら、「切り抜き帳」に入れておいてください。それにしてもこの切り抜き帳、どうしましょうか。せっかく集めた記事を捨てるのはもったいないし、かといってこのままでは活用されないままクリアーファイルだけが増えていくことになりそうだし。利用されないんだったら、廃止しましょうか。
- コップがありません。誰か寄贈していただけませんか。
- 求める情報が人によって違うわけですから、「こんなものがありますよ」と紹介して、後はその人に任せるというのは当然です。しかしその「紹介」すらしていなかったように思います。また、もう少し整理されていれば「紹介」しやすいだろうとも思います。
- その他の、いかにも「事務」という作業については、及第点をもらえるのではないかと思っています。事務担当の職務は、要するに皆にボックスを気持ちよく、気軽に使ってもらうための雑用一切なのでしょう。この点で及第点をもらえるかどうかは、私には分かりません。
- 郵便物の整理方法をはじめ、アイデアがあったら、どんどん提案してください。1年間もやっていると、頭がかたくなってしまってどうしようもない(私の性格によるところもあるのでしょうが)。