第２回理事会議事録 2001年6月23日 13:20-16:30 出席：[到　着　順] 菅原、野村、西邑、上林、茂木、本多、 [遅れて参加] 崎山、寺中、松本 欠席：[ 五十音順 ] 伊藤(先約)、小倉(日程誤認)、浜田(不在)、 オブザーバ：多々良（監事）、印鑰 議長：菅原 書記：本多 ┏━━━━┓ ┃　議題　┃ ┗━━━━┻━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ １．ファンドに関する報告（２件） ２．事務局不在の体制に移行するために 常駐スタッフ（事務局長）から業務内容のヒアリング ３．将来検討委員会の進め方 ４．理事会として「事務局長代行」を置くかおかないか ５．理事会として「常任理事」をおくかおかないか ６．前理事への顧問就任要請 ７．第３回理事会の議題確認 ┏━━━━┓ ┃　詳細　┃ ┗━━━━┻━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ １．ファンドに関する報告（２件） [地球環境基金] 1) JCA-NETとFENV(Nifty Serve 自然環境フォーラム)の共同事業である prweb の事業資金に使う。prweb の広報を含めた事業なので、 JCA-NETの広報という意味でも大きな役割を持つ。 2) 申請確認の手続が終わった 先方からの正式契約の書面を待つのみ。 助成金はプロジェクト口座を作成して管理する。→担当：野村 経過報告のときに帳簿のチェックが必要。 今年から仮払い制度がなくなったので自己資金確保が必要 3) 課題：プログラマーの確保 * 仮システムを本システムにすること * ニューズグループ(会議室)とメール・ニュース・システムの連携 [国際協力推進協会 APIC] 募集中。6/25締め切り、NGOなどの支援を行うスタッフ対してスタッフ コストを補助するもの。専従スタッフである必要はない。 国際協力が中心の枠組みだが、インターネット関連の電話相談や出張 サポートといった業務を継続するための枠組みとして活用できそうだ。 [対応策] → 印鑰が「JCA-NET NGO相談員」の肩書きで業務を行うことを前提に 申請書を準備し、申請する。 [メモ] ファンドが取れた場合・・ ・相談窓口用の電話番号の設定と転送設置等の仕組みを検討する。 ・外務省委託相談事業という位置付けになるので、相談実績を一定程度 外務省(c/o APIC)に報告することになる。実施にあたっては、ユーザに 通知し、この枠組みを利用することを希望するか否かユーザに確認する 必要がある。募集要項では、週5日間、1日3時間程度が想定されている。 ・JCA-NET の活動として継続していく場合、このファンドが切れた時点で 継続の見込みがなくなるので、 - どのような形で JCA-NET が収入を得るか、考えていく必要がある。 - 他に相談業務をできる人を見つけることも必要。 -------------------------------------------------------------- ２．事務局不在の体制に移行するために常駐スタッフ（事務局長）から 業務内容のヒアリング [事務所で行わなければならない業務] 常駐スタッフが不在になることによって「どこが手不足になるか？」 ここ１、２週間のスパンで対応が必要なことに優先的に対応する。 (結論として、事務所で行わなくてはならない業務はそれほど無い。) 1) 各種応対 (a) 電話応対 「メールで問い合わせてください」の誘導で終わらせない配慮が必要 相談から入ってユーザ会員になるケースもある． よく電話がかかってくるのは15団体くらい．数は多くない． 緊急性のあるトラブルが多い． [対応策] → 相談窓口を別途設けて、連絡先新設についてうまく案内していく (b) 郵便物：８割はニュースレターだが、助成金関連や請負のものもあり、 見落としがこわい．わりと気を使う． [対応策] 住所変更は困難、郵便物を受ける拠点を別途設けるのは得策でない． POEM(株式会社市民電子情報網)に受け渡しを依頼する場合は、作業ルーチン を明確にする。 →具体的には、 JCA-NET用の郵便箱を作っておき、事務所の常駐者にJCA-NETあてに 届いた郵便物やＦＡＸを入れて置いてもらう。理事会の担当者を決めて 週に一回程度事務所に訪れて確認する。 (c) FAX: 処理は事務所に居ればすぐにできることだが常駐でなければ難しい． faximili用電話番号の変更も一案だが、POEM と共用番号のため分離困難 [対応策] → 郵便物と同様に週１回ベースで扱う。週１回のチェックで対応できない 緊急のものについてはあきらめるしかないか。 (d) 入会申請、新規入会者のフォロー * 入会希望者への資料その他の発送は、POEMでルーチン処理している * 申請の説明＝トラブル対応 （ID作成＆DB入力は相澤さん＝水曜、帳簿は三上さんが担当） (e) 事務所が連絡先の場合の郵便物の受け渡しや、動向チェックなど プロジェクト関係者の問合せへの対応 2)出納＆記帳： * ユーザからの入金確認については委託受託契約の枠組みなので POEM任せで良いだろう． * POEM への支払いについては、現状では至急の支払う必要がある (月に１回郵振から銀行口座に移してPOEMの銀行口座に振り込む) POEM からの 請求は 月々 20日前後に届く． * 事務所に来て会費を払う人が居り、日々記帳が必要． 講演や寄付など雑収入もある (←常駐スタッフが居なければ発生しないが・・) * 記帳：菅原＆野村が月１回ずつ（月２回）やってきた． [対応策] → 現金は 事務所に置かない(受け取らない)ことを周知． (やむをえない部分は，事務所で預かっていただくように頼む) → 振込み方法等を周知 → 記帳は、継続して理事が行って行なう（７月８月は印鑰もいける） 帳簿の保管場所を移動し、菅原が管理する（口座は移動しない） → POEMへの支払いについては、適宜 銀行に出向いて行なう 3)営業調整： * POEMのコンサルティング＆営業の棲み分けは要検討 [メモ] 事務局会議＝最近の事務局会議は、請負仕事や各人のスケジュールなど POEMの会議となっている →POEMの安田さんが引き継ぐことになっている [対応策] →POEM事務局会議に参加する方法もあるのでは？ [事務局長として行なっていた業務] 1)個別の相談事項：たまに理事会にもメール連絡するが、理事会の対応 キャパの限界もあるので、たいがいは個別に対応してきた． 2)APC node head としての 連絡調整及び対応 週１回くらい提案事項が出てくる．日常的に英語を使うことになる テーマによって関連知識が必要な任務である 3)プロジェクト要請、イベント要請への調整と実施 [メモ] 実施にあたって事務局に依存していたのは事実だが 個人として動いているのか事務局として動いているのか グレイ(不可分)な部分でもある * レイバーネット、現在、松原明さんや伊藤さんが動かしていて 安田さんが協力する形で動いている * 国際協力フェスティバル [対応策] → 今年度は印鑰が担当する * 盗聴法 / 監視社会 * ICANN / ガバナンス *「飛鳥山」など突発的な協力要請への対応 [対応策] → 正会員有志を募る 4) 会員広報（all-users）をどうするか？という課題の整理と方向付け [対応策] →「理事会」と「将来検討」の中で検討する : 正会員ではなく、all-users を相手にしろという話もある : JCA-NETへの帰属意識を持ってもらうために実施すべき : AMIAMIeは重要課題だが取り組めなかった : なぜ会員になるか？を考えると - 情報が欲しいから→自分で探せということなら会員にならなくてもできる -「JCA-NET に入ることで広く広報できる」ことを伝える - 会員に対しての呼びかけが「入会案内」のほかにないので何か必要 5)メーリングリストの棲み分けと整理 - news側の Director の権限設定などが必要。 - グループ設定、メーリングリスト管理者変更は事務所・システム管理者 に依頼する必要がある。 [対応策] → 7月9日に確認の上、設定変更する 6)個人的な「サービス的作業」： * 名刺づくり [対応策] →西邑がボランティア * 助成申請の附属資料提供（１回につき３日程度かかる）、 [対応策] → 文書リサイクルのためにアクセスできるよう整備する． * 会議報告の作成（参加者持ち回りとなっているのだが・・） [対応策] →調整に時間をかけず早めに出していく * オフの集まりのための会議場の確保 [対応策] → 関係者が分担手配する -------------------------------------------------------------- ３．将来検討委員会の進め方 → 小倉欠席のため、討議は延期 -------------------------------------------------------------- ４．理事会として「事務局長代行」を置くかおかないか → 7/9 に検討 -------------------------------------------------------------- ５．理事会として「常任理事」をおくかおかないか → 7/9 に検討 [前常任理事会の担当作業] (a) 管理関係（メーリングリストやWeb設置申請の承認） (b) 会計 [7/9 までの対応策] → 前常任理事残留組が暫定常任理事（仮常任）を務める -------------------------------------------------------------- ６．前理事への顧問就任要請 前理事の福冨さん印鑰さんに規約上の「顧問」を依頼したい． [メモ] 他の役職は規約上は定義されていない プロジェクト遂行が目的なら顧問の肩書きは不要という考えがある ・福冨さんに要請（肩書き利用してJCA-NETを広報してもらうことを意図） → 菅原さんから依頼 ・印鑰さんに要請（Ex Officio[＝前任役員]としての引継ぎとアドバイスを意図） [賛成の趣旨] 前事務局長の印鑰さんを引継ぎのため顧問に委嘱する． ９月末までを予定． [反対の趣旨] 一回これまでの流れを切りたい → 票決：賛成７、反対１、議長採決に加わらず -------------------------------------------------------------- ７．第３回理事会の確認 日程：7/9(月)夕方 場所：東京 議題：１．事務局長代行を置くかおかないか ２．常任理事をおくかおかないか ３．総会議事録をベースに課題の整理と分担 [特記事項] ・7/9 で引継ぎ期間を終了するものとする．ついては、前理事と現理事の 全員に出席してもらいたい． --------------------------------------------------------------------- 以上